Politik for behandling af personoplysninger i TMG:

Vi behandler personoplysninger, og nedenfor fortæller vi, hvordan vi behandler dine personoplysninger, som medlem, leder, træner og administrativ medarbejder i foreningen, for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettige (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af angivne formål, og sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger:

Oplysninger om den dataansvarlige kan fås ved henvendelse til formanden i din afdeling.

Behandling af personoplysninger:

Vi behandler følgende medlemsoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, og e-mail.

Oplysninger om leder, trænere og administrativt personale

•  Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, og e-mail.
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
• Oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
• CPR-nummer
• Ansættelseskontrakter
• Udbetaling af løn, godtgørelse og skatteindberetning
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattester
• Oplysninger om dopingattester i forbindelse med bekæmpelse af doping
• Biologiske data

Indsamling af oplysninger:

• Normalt får vi oplysningerne fra dig ved din indmeldelse, eller fra den relevante hovedorganisation ved klubskifte, karantæne o. lign.
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.

Foreningens formål med behandling af medlemsoplysninger oplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder tilmelding til ny sæson.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• Administration af din relation til os.

Foreningens formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og administrativ personale:

• Håndtering af ledere, trænere og administratives hverv og pligter i foreningen
• Overblik over forbedringer af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelse, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser:

• Udøvelse af idrætsaktiviteter, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister mv.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne mv. herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke:

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til en hver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende oplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra forældre. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af personlige oplysninger:

• I forbindelse med idrætsstævner sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater i relevante sammenhæng til den relevante hovedorganisation.
• Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring og lign. uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:

• Af praktiske og administrative hensyn tilskud fra Kommunen jf. folkeoplysningsloven opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i indeværende år + 5 år.
• Ulønnede trænere og ledere, her vil vi af administrative praktiske årsager opbevarer dine almindelige medlemsoplysninger i indeværende år + 1 år efter din udmeldelse af foreningen.
• Lønnede trænere og ledere, her vil vi i overensstemmelse med bogføringsreglerne opbevarer dine personoplysninger, lønbilag, skatteoplysninger i indeværende år + 5 år fra ophøret af dit virke, samt andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav.

Dine rettigheder:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Se under kontaktoplysninger øverst i denne information.

Hvis du f. eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringerne eller sletningen så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af ”Politikken for behandling af personoplysninger i TMG”

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne politik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i politikken blive ændret. Den til en hver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Med denne politik følger TMG de vejledninger som DGI har udgivet i nedenævnte vejledning.

https://www.dgi.dk/foreningsledelse/administration-i-foreningen/bestyrelsens-ansvar-og-pligter/vejledning-til-idraetsforeninger-om-persondataoplysninger